직장에서 성공비결) 업무보고 제대로 하는 법

직장에서 성공비결) 업무보고 제대로 하는 방법

 

말하기도 기술이다. 원하는 메시지를 효과적으로 전달하는 '업무보고 방법'은 따로 있다.

 

 

 

● 문제가 심각해졌을 때 보고방법

 

 

1. 셀프 팩트 체크

안 좋은 상황을 보고할 때 사람들은 본능적으로 자신만의 안전 큐션을 만들어 놓으려 한다. 나도 모르게 핑계를 대거나 위기 상황을 축소해 말하는 것이 이와 같은 행동이다. 하지만 이런 대처법은 상황을 악화시킬 뿐이다. 빠르고 정확하게 문제를 해결하고 싶다면 명확한 사건 파악을 위해 객관적이고 디테일한 사실을 빠짐없이 털어놓는 게 좋다.

 

2. 스텝 바이 스텝

위기 상황에는 누구나 허둥지둥 당황한다. 상사도 사람인지라 예외는 아닐 것. 위기 상황을 상대가 잘 이해하기 위해서는 이리저리 시간을 거스르며 말하는 것보다 시간 순서대로 나열해 보고하는 것이 좋다.

 

○ 보고서 쓰기의 고수되기

 

1. 시간을 거스르는 보고서

보고서를 쓸 때 말로 보고할 때처럼 시간 순서대로 사건을 나열하는 것은 고구마형 보고서의 지름길이다. 문제가 터졌는데 책상에 앉아 보고서를 만들고 있는 나도 답답하지만 그것을 읽는 윗사람은 더 답답하다. 결과부터 나열한 뒤 현재 사건의 상황과 발생 경위 등 읽는 사람이 궁금해할 정보를 세세하게 나열하는 것이 포인트.

 

 

2. LTE 타자기

모든 문제에는 해결을 위한 골든타임이 있다. 보고서를 만드는 가장 큰 이유 중 하나가 기록으로 남기기 위해서라는 사실을 생각했을 때, 급박한 상황에 맞는 전달 방식을 고르는 것도 하나의 방법. 메신저나 이메일, 포스트잇에 주요 메시지만 적어 전달하는 융통성을 발휘하자.

 

 

● 성공적인 결과에 대한 성과 보고도 중요하다

 

1. 보고를 지배하는 자

“그때 그 건은 어떻게 되었어?”라고 상사가 묻기 전에 보고한다. 질문을 당하면 본능적으로 방어 기제가 작동해 좋은 결과를 말할 때도 움츠러들기 마련, 특히 나의 성과를 어필해야 하는 보고인데 준비되지 않은 상황이라면 성과를 100% 알리고 인정받기 힘들다.

 

2. 두괄식 화법

기쁨과 슬픔을 함께 나누기에 회사는 너무 바쁜 곳이다. 일의 해결 과정에서 극적인 성공담은 친구들에게나 털어놓는 편이 낫다. 당신이 감동에 취해 성공 과정을 이야기하는 동안 상사의 귀가 닫혀버릴 수 있으니 일단 해야 할 말부터 하고 보자.

 

 

○ 보고서 쓰기의 고수되기

 

1. 똑소리 나는 편집

귀찮더라도 과거 사례를 찾아 이번 성과와 함께 나열하면 내 능력이 돋보인다. 수치로 드러나는 결과는 물론 업그레이드된 상황까지 다루면 금상첨화. 업계의 비슷한 케이스도 포함시키면 논리와 역량이 함께 강화된다. 표와 그래프로 일목요연하게 정리하는 것은 프로 직장인의 센스~

 

2. 검토*100

어떤 보고서든 문서를 완성한 뒤 꼼꼼히 검토하는 과정은 필수. 성과 보고를 할 때는 검토가 더욱 중요하다. 같은 내용이 반복되지는 않았는지, 오탈자는 없는지, 알맞은 보고서 양식을 선택했는지부터 점검하자. 칭찬을 들어야 마땅한 보고서가 기본적인 사항 때문에 흠잡힌다먄 너무 억울하지 않는가.

 

 

● HOW TO SPEAK,  의견을 제안할 때.....

 

1. 운명의 보고 타이밍

타이밍만 잘 맞춰도 효과가 달라진다. 상사의 모니터에 딴짓의 흔적이 보이거나 티타임을 가진 직후 마음의 여유가 생겼을 때가 최고의 보고 타이밍, 최악의 타이밍은 출근 직후, 퇴근 직전이라는 사실을 모르는 사람은 없겠지!

 

2. 말투의 심리학

대면 보고를 할 때 말투는 매우 중요한 요소다. 개인적인 의견이나 새로운 사실을 보고할 때 신입사원들이 흔히 저지르는 실수가 상사에게 가르침을 전하는 듯한 예의 없는 말투다. 상사보다 트렌드에는 좀더 빠삭할지 몰라도 업무적으로 그가 나보다 고수하는 사실을 잊지 말자.

 

 

○ 의견 제안서 잘 쓰는 방법

 

1. 제목이 반이다

종종 포털 사이트에서 흥미로운 제목을 발견하면 나도 모르게 클릭을 하게 된다. 산처럼 쌓인 보고서들 사이에서 윗사람의 눈길을 사로잡기 위해서는 이렇게 그를 낚을 수 있는 제목이 필요하다. 평소 상사의 관심 사업 분야를 파악해두는 것도 도움이 된다.

 

2. 보고서도 기술력이다

서면 보고의 단점은 윗사람이 내 보고서를 언제 읽을지 알 수 없다는 것. 3시간을 공들여 만들어도 관리자는 3분안에 휘리릭 읽어버릴 수 있다. 이런 상황에 대비해 한눈에 쏙 들어오는 보고서를 만드는 기술은 보고에 날개를 달아준다. 중요 단어와 문구는 진하게 강조하고 주제별로 문단을 나누는 것처럼 기본적인 편집 기술만으로도 몰입도를 확 높일 수 있다.

 

 

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