업무 능력을 향상시켜주는 기가 막힌 메모의 기술

나를 업그레이드시켜주는 메모의 기술

 

 

직장생활을 하다 보면 여기저기 부르는 곳도 많고, 한꺼번에 많은 직무가 쏟아지기도 하고, 가끔 용어가 어려워 잘 이해하지 못하는 회의 내용도 있다. 같은 일을 해도 깔끔하게 업무를 완수하여 꽃길만 걷는 동료직원이 있다면, 그들을 넘어서 한층 업그레이드된 업무능력을 위한 메모의 기술을 익혀보자.

 

☆ 나의 메모 습관 무엇이 잘못된 걸까?

 

 

1. 책상에 어지럽게 붙어 있는 포스트잇.

그때그때 메모를 잘 하기는 하지만, 정작 무슨 메모가 중요하고, 무슨 메모부터 처리해야 하나 헷갈리며, 가끔 잘못 버려 쓰레기통을 뒤지는 불상사가 발생하기도 한다.

 

2. 메모한 게 어디에 있는지 찾는다.

메모를 하였으나, 정작 필요할 때 그 메모가 적혀 있는 노트가 어디에 있는지 몰라 활용하지 못한다. 보통 노트나, 종이, 이면지에 아무렇게나 써 놓지는 않는지 체크해 보자. 메모는 구분이 안 가는 곳에 하는 것보다, 매일 쓰는 노트나, 부피가 두꺼운 것을 사용하는 것이 좋다.

 

3. 내가 쓴 글씨, 나도 못 알아본다.

급한 마음에 휘갈겨 쓴 글씨의 내용을 해독할 수 있는 건 그나마 글씨의 주인일 뿐이지만, 나도 가끔 못 알아봐 시간을 낭비하고 있지는 않는지 체크한다.

 

★ 메모의 고수들이 알려주는 메모의 기술

 

하나, 출근하자마자 노트에 '오늘 해야 할 일'을 시간대별로 정리해 두자.

 

 

출근해서 제일 먼저 하는 일은 무엇인가? 대부분 '커피 마시기, 메일 체크, 책상 정리' 등을 한다. 이를 잠시 미뤄두고, 제일 먼저 메모하는 습관을 기르자. 오늘 해야 할 일을 시간대 별로 정리해 두면 효율적으로 사용할 수 있다.

 

예를 들어, '하나 : 10시까지 회의 준비, 둘 : 점심시간까지 거래처에 보낼 보고서 작성.'라고 적어 놓으면 시간 활용을 잘할 수 있으며, 일을 미루거나 스케줄을 어길 일이 없다. 또 업무 중요도에 따라 우선순위를 색을 달리해 메모하고, 일을 완수하면 줄을 그어 지우자.

 

둘, 메모는 한 곳을 정해서 하자.

 

메모를 용도별로 나누기보다는 한 곳에 몰아서 하는 습관이 좋다. 여러 곳에 메모를 하다 보면, 필요한 내용을 찾거나 분류하는 데 많은 시간을 투자해야 하며, 갖고 다니기도 불편하다. 한 곳에 메모하는 습관은, 끈기 없는 사람에게 끈기를 심어주고, 서로 다른 종류의 정보가 뒤섞여, 창의적 아이디어를 떠올리는 데 도움이 된다.

 

단, 메모를 했던 날짜를 적어야 헷갈리지 않으며, 내용을 쉽게 찾을 수 있다.

 

셋, 메모하고, 정리하고.

 

 

빠른 이해력과 순발력이 필요한 회의시간에 자료를 나눠주는 게 아니라면 보통은 회의 내용을 수기하는 수밖에 없다. 특히, 아직 업무용어가 낯설기만 한 사회 초년생들에게는 회의 시간에 상사가 말하는 내용을 이해하기란 쉬운 일이 아니다.

 

회의가 끝난 후, 써둔 내용에서 중요 부분은 눈에 띄는 색으로 강조 표시를 하거나, 어려운 용어는 그때그때 정리하며 외어놓자.

 

넷, 스마트폰 연락처도 메모장이다.

 

일을 할 때 스마트폰은 다양하게 사용된다. 이 중 스마트폰의 연락처도 꽤 좋은 메모장이다. 이름이 생소하거나 거래처 사람들의 직급을 메모하면 전화가 뜰 때, 그 사람에 대한 메모까지 뜰 테니 상대방에게 결례를 하지 않을 수 있다.

 

다섯, 지난 메모 다시 보기.

 

성향에 따라 메모해둔 노트를 몇 년 동안 모아두는 사람이 있고, 기간을 정해 그때그때 버리는 사람이 있다. 보관을 하든, 버리든 상관없이 일단, 다 쓴 노트는 한번 더 훑어본다. 시간이 지나 필요할 내용이면 새로운 노트에 옮겨 적거나 따로 시간을 내 노트 내용 전체를 스캔해 파일로 저장한다.

 

기록은 기억보다 강하다

 

메모란, 잊어버리지 않기 위해 하는 것이 아니라 기록한 후 잊기 위해 하는 것이다. -사가토 켄지-

 

 

2017/03/05 - [소소한 정보와 생활] - 남녀간에 진정한 업무 동반자가 되는 비결